Para que a empresa consiga obter um bom desempenho, é importante que os setores e as equipes estejam na máxima sintonia. E uma das maneiras de tornar isso possível é a partir de padrões bem estabelecidos para a execução de tarefas e processos.
Sem uma padronização, a tendência é que cada colaborador siga um método de trabalho próprio, realizando suas atividades de forma desordenada.
Isso se reflete na percepção que o cliente tem sobre seu produto ou serviço e sobre a sua marca.
Neste artigo, confira tudo o que você precisa saber sobre o que é padronização de processos e quais as vantagens que isso pode trazer para o seu negócio.
Além disso, separamos também um passo a passo com as etapas essenciais de como padronizar os processos da sua empresa e torná-los mais eficientes.
O que é padronização de processos?
A padronização de processos consiste na definição de regras e diretrizes que vão orientar a maneira com que os colaboradores deverão conduzir as etapas de determinados processos.
Estabelece-se uma estrutura única, com tarefas, responsabilidades e prazos bem definidos, que deve ser seguida por todos os agentes envolvidos no processo.
Na padronização, fica claro o que, como, quando e por quem deve ser feito, visando a excelência operacional e a transparência do processo.
Você sabe a diferença entre processos e projetos? Confiar este vídeo e aprenda:
Quais as vantagens de aderir à padronização de processos?
A padronização de processos permite tornar os fluxos de trabalho mais organizados e otimizar a execução de tarefas do dia a dia de uma operação.
Confira abaixo quais são as outras vantagens de padronizar os processos organizacionais:
- Melhoria na distribuição de funções;
- Criação de uma metodologia de trabalho única;
- Facilidade para mensurar os resultados de cada processo;
- Mais clareza na identificação de erros;
- Maior alinhamento entre os setores;
- Aumento da produtividade;
- Redução de custos operacionais, falhas e retrabalhos;
- Melhoria no clima organizacional e na satisfação dos colaboradores;
- Aumento da qualidade final das entregas.
Passo a passo: como fazer a padronização de processos na sua empresa?
Para padronizar os processos da sua empresa, você deve seguir algumas etapas essenciais.
Descubra a seguir o passo a passo que elaboramos para você aderir à padronização:
Passo 1 – Mapeie seus processos
Em um primeiro momento, você não precisa padronizar absolutamente todos os processos da sua empresa, até porque isso não é algo trivial e feito da noite para o dia.
Sendo assim, procure focar primeiro em processos menos complexos e faça o mapeamento deles.
O objetivo desta etapa é entender como esses processos ocorrem atualmente e identificar suas fragilidades e oportunidades de melhoria nos fluxos de trabalho.
Passo 2 – Defina as tarefas e seus respectivos responsáveis
Na padronização de processo, como bem vimos nos tópicos anteriores, é fundamental que as tarefas e seus respectivos responsáveis estejam definidas com a maior clareza possível.
Dessa forma, todos os agentes envolvidos saberão o que cada um deve fazer e o que se espera deles.
Além disso, os colaboradores ganham maior autonomia no desempenho de suas funções.
Portanto, descreva cada tarefa de forma clara e também as competências necessárias para executá-las, o que facilita a atribuição de responsabilidades.
Passo 3 – Formalize os métodos de trabalho
A forma com que as tarefas devem ser executadas também precisam seguir um padrão claro.
A metodologia de trabalho deve ser formalizada, com todos os procedimentos e handoffs detalhadamente documentados.
Dessa forma, evita-se que cada colaborador execute as tarefas de uma maneira diferente, o que pode comprometer a produtividade e a qualidade final das saídas do processo.
Passo 4 – Implemente o processo padronizado
Esse é o momento de colocar em prática os padrões definidos para os seus processos.
Para uma implementação bem sucedida, busque oferecer treinamentos para os colaboradores e acompanhe de perto como eles têm reagido às mudanças impostas pela padronização.
Não espere que eles se adaptem ao processo padronizado logo de cara, pois é bem provável que eles já estejam acostumados a desempenhar certas tarefas de outro jeito. E essa adaptação leva pode levar um tempinho.
O importante é que o gestor esteja à disposição para esclarecer qualquer dúvida e orientar os colaboradores durante essa transição.
Uma das ferramentas mais usadas para a padronização de processos e a FMEA, veja como usar:
Saiba mais: FMEA: exemplo prático para identificar falhas e melhorar a qualidade de processos e produtos
Passo 5 – Gerencie o processo com base em dados
Para a eficiente padronização de processos, é preciso que haja uma gestão com base em dados concretos.
A partir de indicadores de desempenho, fica mais fácil acompanhar a condução de cada processo e identificar desvios que precisam ser corrigidos.
Por meio de um software especializado, você consegue centralizar todos esses dados e fazer um acompanhamento mais eficaz dos seus processos padronizados.
E então, conseguiu entender como funciona a padronização de processos?
Siga o nosso passo a passo e torne os processos da sua empresa mais organizados e otimizados.
Este post foi escrito pela equipe da Siteware, uma empresa que une pessoas, operação e estratégia em um único software de gestão empresarial, para que as empresas melhorem seus resultados, sua comunicação e sua governança.
